17 Jahre Finance — vom Sachbearbeiter bis zum Finance Director.
Stationen u. a. bei TNT/FedEx, SGS, Avolta/Autogrill und Ecobat. Konzern und Mittelstand, branchenübergreifend.
Heute baue ich, was mir damals gefehlt hat — Strukturen, die mitwachsen.
Drei Säulen
Drei Säulen für Ihr Wachstum.
Drei Hebel. Jeder wirkt. Zusammen tragen sie Ihr Wachstum.
Klarheit
Wir machen sichtbar.
Wo Sie heute stehen — finanziell, operativ, technisch. Schwachstellen, Quick Wins und Prioritäten in einem belastbaren Maßnahmenplan.
Health-Check vereinbarenSysteme
Wir bauen, was trägt.
Prozesse, Abschlüsse, Reporting und Datenplattform — pragmatisch, dokumentiert und übergabefähig. Auf Wunsch mit eigenem Sovereign Stack.
Technologie ansehenMenschen
Wir führen und übergeben.
Wir bleiben so lange, wie Sie uns brauchen. Wir übergeben, wenn Ihr Team bereit ist. Inhabergeführt aus Ahrensburg, mit Partnern, wo sie passen.
Team ansehenWarum jetzt
Der Druck wächst. Ihr Back-Office nicht.
Vier Themen — gleichzeitig. Wir bauen die Klarheit und Systeme, die mitwachsen.
Fachkräftemangel
Ihre Bilanzbuchhalterin geht 2027. Eine Nachfolgerin gibt es im Umkreis nicht.
Regulatorische Komplexität
E-Rechnungspflicht, ESG-Reporting, neue Berichtsstandards.
Datensilos
ERP, Excel, Insellösungen — ohne gemeinsame Wahrheit.
Entscheidungsdruck
Die Bank fragt nach der BWA. Sie haben Stand März — im Mai.
Das Heldensystem
Fünf Stufen. Sie wählen, wo Sie starten.
Kein Alles-oder-nichts. Jede Stufe funktioniert eigenständig — oder als Sprungbrett zur nächsten. Wir starten, wo der Schmerz am größten ist.
Klarheit
Wo stehen Sie?
Wir durchleuchten Finance, Controlling, IT, Prozesse und Compliance — komplett. Ergebnis: ein Maßnahmenplan mit Prioritäten, direkt umsetzbar. Erste Quick Wins typischerweise in der ersten Woche sichtbar.
- Health Check der gesamten Finanzfunktion
- Schwachstellen und Quick Wins identifizieren
- Maßnahmenplan mit Priorisierung
Projektbasis · 2–6 Wochen
Systeme
Bauen, was trägt.
Wir bauen die Kernprozesse auf, die Ihr Unternehmen braucht — oder reparieren, was nicht funktioniert. Saubere Abschlüsse, belastbares Reporting, ein funktionierendes PMO.
- Laufende Buchhaltung · Abschlussvorbereitung · Reporting
- FP&A, Budgetierung, Intercompany
- PMO für laufende Transformationsprojekte
Retainer · 3–12 Monate
Infrastruktur
Daten, die zusammenlaufen
Wir bauen die Datenebene zwischen Ihren Systemen — Data Warehouse, ETL und BI. Zahlen aus ERP, CRM und Excel-Insellösungen werden zu einer gemeinsamen Wahrheit, vendor-neutral und exportierbar. Wir sind kein ERP-Systemhaus, aber wir kennen die Stack-Realität im Mittelstand.
- Data Warehouse + ETL aus ERP · CRM · Excel-Quellen
- BI und Reporting (Power BI, Dashboards) für Geschäftsführung und Beirat
- Multi-Entity-Konsolidierung und Holding-Reporting
- Odoo-Betreuung für laufende Mandate (Buchhaltung, CRM, Helpdesk)
Projektbasis · 2–12 Monate
Intelligence
KI, die Ihnen gehört
Automatisierung, die auf Ihrer Infrastruktur läuft — nicht in einer fremden Cloud. Sie wählen: EU-Cloud, lokale Hardware oder hybrid. Wir steuern die Intelligenz, Sie behalten die Kontrolle.
- Automatisierte Workflows (Belegerfassung, Kontierung, Reporting)
- Sovereign Stack: EU-Cloud · Lokal · Hybrid
- Privacy-by-Design (Art. 25 DSGVO) — Null Datenabfluss bei lokaler Option
Setup + Retainer
Autopilot
Ihr Back-Office läuft
Wir betreiben Ihr Finance-Back-Office — dauerhaft. Belege, Buchungen und Reports laufen weitgehend automatisiert. Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft. Wenn Sie groß genug sind für einen eigenen CFO, übergeben wir — sauber dokumentiert.
- Managed Buchhaltung, Controlling, Reporting
- Konsolidierung und Compliance
- KI-gestützter Betrieb mit menschlicher Aufsicht
Pilotpartner für Start ab Q3 2026 gesucht
Sovereign Stack
Ihre Daten. Ihre Regeln. Null Kompromisse.
Wachstum braucht Systeme, die Ihnen gehören. Wo andere Ihnen SaaS-Verträge verkaufen, setzen wir auf Infrastruktur — heute, morgen und auch wenn wir nicht mehr zusammenarbeiten.
Daten-Pipeline
- 01
Daten
ERP · CRM · Excel · Banken
- 02
ETL / Pipeline
Python / n8n · automatisiert · auditierbar
- 03
DWH
Postgres (relational + vector) · Multi-Entity · auf Ihrer Infra
- 04
BI
Power BI · Custom Next.js · Self-Service
- 05
Insights
BWA · Beirats-Reports · Forecast
Unser Stack: Hochverfügbarkeits-Cluster · NVIDIA DGX Spark + RTX-GPUs · NAS-Storage · USV · Glasfaser-Anbindung — eigene Hardware in Ahrensburg. Cloud nur als Backup. Wir bauen denselben Stack nach demselben Prinzip auch für Sie — auf Ihrer Infrastruktur.
Datensouveränität
Ihre Daten liegen dort, wo Sie es bestimmen — eigener Server, deutsches Rechenzentrum oder beides. Sie entscheiden, nicht der Anbieter.
Offene Standards
Alles exportierbar, alles dokumentiert. Wenn Sie morgen einen anderen Dienstleister wollen, nehmen Sie Ihre Systeme einfach mit.
Eigene KI
Künstliche Intelligenz, die auf Ihrer Infrastruktur läuft — nicht in einer fremden Cloud. Ihre Daten bleiben bei Ihnen.
Drei Optionen. Sie wählen.
Cloud
StandardKI-Modelle über EU-Cloud-Infrastruktur. Daten bleiben in der EU. Subprozessoren über AVV abgesichert. Kein Modell-Training mit Kundendaten.
- Aktuelle KI-Modelle (z. B. Claude, Gemini)
- Hosting in der EU
- AVV nach Art. 28 + SCCs
Lokal
Erhöhte SicherheitEnterprise-Grade KI-Infrastruktur in Ihrem eigenen Netz. Null Datenabfluss. Für sensible Finance-Daten.
- Aktuelle Open-Source-Modelle
- Enterprise-Grade lokale KI-Infrastruktur
- Eigenes Netz, eigene Kontrolle
Hybrid
MaximumRoutine-Tasks über Cloud EU, sensible Daten lokal. Beides parallel, je nach Datenklasse.
- EU-Cloud (Routine)
- Lokale LLMs (Sensitiv)
- Automatisches Routing
Wir nutzen Cloud-Dienste, wo sie sinnvoll sind — aber Ihre Daten und Konfigurationen gehören immer Ihnen.
Vier typische Anlässe — und was wir liefern.
Nach dem Buy-out
Saubere Reporting-Basis für PE-Häuser und Investment Manager.
Wir stabilisieren die Finanzfunktion in den ersten 100 Tagen nach Closing, bauen ein PE-taugliches Reporting auf und unterstützen die Post-Merger-Integration auf der Finance-Seite.
Im Wachstum
Strukturen, die mit dem Unternehmen mitwachsen.
Wir bauen Prozesse, Reporting und Controlling-Strukturen, die mitwachsen — statt jedes Jahr neu nachzubessern.
Bei der Nachfolge
Übergabefähige Finanzfunktion, die den Wechsel trägt.
Wir dokumentieren die Finanzfunktion und machen sie prozesssicher und übergabefähig — damit der Nachfolger nicht beim Start auf Zahlenchaos stößt.
Beim Management Buy-In
Klarheit über Zahlen, Prozesse und Liquidität direkt nach dem Closing.
Wir steigen mit einer Klarheits-Phase ein — typischerweise zwei bis sechs Wochen — und liefern dem neuen Eigentümer eine belastbare Finanz-Infrastruktur, auf der erste Entscheidungen aufbauen können.
Ihre Situation passt? Lassen Sie uns sprechen.
Erstgespräch vereinbarenDas Team
Menschen, die das System tragen.
Daniel Stoffels
Operating Partner Finance & Geschäftsführer
17 Jahre Finance in Konzern und Mittelstand. Drei ERP-Transformationen direkt mit verantwortet, zwei weitere nach Go-Live stabilisiert. HGB, IFRS und US-GAAP in der Praxis. Heute verantwortlich für Strategie, Mandate und technische Architektur.
Mehr auf LinkedIn →
Petra Wagner-Stoffels
Prokuristin & Operations
Master of Arts, IHK Personalreferentin. Verantwortet die operative Steuerung von Heldensystem — Prozesse, PMO und Mandatskoordination. Sorgt dafür, dass aus Strategie funktionierende Prozesse werden, die im Tagesgeschäft tragen.
Mehr auf LinkedIn →Wir wachsen
Offene Positionen
Werkstudenten, Fachkräfte, Freelancer & Partner — wir bauen ein Team, das mit dem System wächst.
Mitgestalten →Substanz statt Buzzwords
Was hier steht, steht auf Zeugnissen.
Bilanzbuchhalter
CINA®
International Accounting
Betriebswirt
CMA (IMA)
in Vorbereitung
Dazu Sovereign-Stack-Infrastruktur, mit der wir selbst arbeiten — nicht nur in Decks zeigen.
Direkt beantwortet.
Die häufigsten Fragen zu Zusammenarbeit, Kosten und Datenschutz.
Jeder Mittelständler verdient ein Back-Office, das mitwächst — ohne dafür eine eigene Finanzabteilung aufbauen zu müssen. Heldensystem ist Ihr Operating Partner Finance: Wir bringen Klarheit, bauen Systeme und führen Menschen — bis Ihr Team übernimmt. Finance-Expertise mit eigener KI-Infrastruktur. Ein Setup, das bleibt.
Frage nicht dabei?
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