Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben. Andere Daten werden beim Besuch der Website automatisch durch unsere IT-Systeme erfasst (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Die Angaben aus dem Kontaktformular nutzen wir, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Eine Analyse Ihres Nutzerverhaltens findet nicht statt.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Hostinger

Anbieter ist die Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern (nachfolgend Hostinger).
Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst Hostinger verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen. Server-Logfiles werden für maximal 30 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hostinger: https://www.hostinger.com/legal/privacy-policy.

Die Verwendung von Hostinger erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website.

Cloudflare (CDN-Proxy)

Wir nutzen Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA, als CDN- und Sicherheitsdienst zur beschleunigten Auslieferung und zum Schutz vor Angriffen. Cloudflare verarbeitet dabei IP-Adressen unserer Besucher als Auftragsverarbeiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und performanter Betrieb). Drittlandtransfer in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Details: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

E-Mail-Dienst (Google Workspace)

Unsere E-Mail-Postfächer, zum Beispiel kontakt@heldensystem.ai und jobs@heldensystem.ai, betreiben wir bei Google Workspace. Anbieter ist die Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland. Dort werden E-Mails an uns sowie die Benachrichtigungen unseres Geschäftssystems Odoo über neue Anfragen und Bewerbungen verarbeitet und gespeichert.

Google kann Daten auch außerhalb der EU verarbeiten, insbesondere in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795), unter dem die Google LLC zertifiziert ist, sowie ergänzend auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere und zuverlässige E-Mail-Kommunikation).

Auftragsverarbeitung

Mit Hostinger, Cloudflare und Google arbeiten wir auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, die Teil der jeweiligen Vertragsbedingungen sind. Diese Verträge legen fest, dass die Anbieter personenbezogene Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und nach den Vorgaben der DSGVO verarbeiten.

3. Allgemeine Hinweise und Pflicht­informationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Heldensystem GmbH
An der Strusbek 8a
22926 Ahrensburg

Telefon: +49 4102 7869441
E-Mail: kontakt@heldensystem.ai

Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet (weniger als 20 Personen ständig mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigt, § 38 BDSG). Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte verantwortliche Stelle.

4. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Widerspruchsrecht: Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie ihr aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

5. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

6. Datenerfassung auf dieser Website

Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Betreff und Nachricht) direkt aus Ihrem Browser an unser Geschäftssystem Odoo übertragen und dort als Anfrage gespeichert. Dabei erhält Odoo technisch bedingt auch Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Browser; aus der IP-Adresse leitet Odoo das Land ab und legt einen Besuchereintrag an, der nach 60 Tagen ohne weitere Aktivität automatisch gelöscht wird. Anbieter ist die Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgien.

Odoo verarbeitet die Daten in Rechenzentren in Frankreich und Belgien. Sicherungskopien liegen nach Angaben von Odoo in der Europäischen Union; übergangsweise können sie zusätzlich in Kanada liegen, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht sie auf unserem berechtigten Interesse an der wirksamen Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eingangsbestätigung: An die angegebene E-Mail-Adresse schickt Odoo eine automatische Bestätigung, dass Ihre Anfrage angekommen ist. Sie enthält keine Angaben aus Ihrer Nachricht.

Auftragsverarbeitung: Mit Odoo besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; sie ist Teil der Vertragsbedingungen von Odoo.

Speicherdauer: Anfragen, aus denen kein Mandat entsteht, löschen wir drei Jahre nach dem letzten Kontakt. Entsteht ein Mandat, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre).

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Odoo: https://www.odoo.com/de_DE/privacy.

Spamschutz (Cloudflare Turnstile)

Um unser Kontaktformular und das Bewerbungsformular auf unserer Karriereseite vor automatisierten Eingaben (Spam) zu schützen, nutzen wir Cloudflare Turnstile. Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA. Auf dieser Website lädt Turnstile erst, wenn Sie beginnen, das Kontaktformular auszufüllen; auf der Karriereseite lädt es mit dem Bewerbungsformular. Turnstile verarbeitet dabei technische Merkmale Ihres Browsers und Ihrer Verbindung, etwa Ihre IP-Adresse, die Browser-Kennung (User-Agent) und Merkmale der verschlüsselten Verbindung, um zu erkennen, ob die Eingabe von einem Menschen stammt. Das Ergebnis wird als Prüfzeichen mit Ihrer Anfrage an unser Geschäftssystem Odoo übertragen, das es bei Cloudflare bestätigen lässt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Formulare vor Missbrauch zu schützen und nur echte Anfragen zu bearbeiten. Soweit dafür Informationen aus Ihrem Endgerät ausgelesen werden, stützen wir das auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil es für den von Ihnen gewünschten Versand der Anfrage unbedingt erforderlich ist.

Cloudflare verarbeitet diese Daten für uns als Auftragsverarbeiter. Nach eigenen Angaben nutzt Cloudflare sie zusätzlich in eigener Verantwortung, um die Bot-Erkennung zu verbessern. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem die Cloudflare, Inc. zertifiziert ist, sowie ergänzend auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Details: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/.

E-Mail / Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Anfrage einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung an uns gerichteter Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). E-Mails verarbeiten wir in unserem E-Mail-Dienst Google Workspace (siehe Abschnitt 2). An sonstige Dritte geben wir diese Daten nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Speicherdauer: Wie beim Kontaktformular: Anfragen, aus denen kein Mandat entsteht, löschen wir drei Jahre nach dem letzten Kontakt. Entsteht ein Mandat, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre).

Bewerbungen

Unsere offenen Stellen veröffentlichen wir auf unserer Karriereseite unter heldensystem.odoo.com/jobs, die ebenfalls von der Odoo S.A. betrieben wird. Wenn Sie sich dort oder per E-Mail an jobs@heldensystem.ai bewerben, verarbeiten wir Ihre Angaben und Unterlagen (zum Beispiel Lebenslauf und Zeugnisse) in unserem Bewerbermanagement in Odoo, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Für Datenstandorte und Auftragsverarbeitung gilt das zum Kontaktformular Gesagte.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Teilen Sie uns freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten mit (zum Beispiel eine Schwerbehinderung), verarbeiten wir diese nur, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG).

Nach einer Absage bewahren wir Ihre Unterlagen noch auf, um uns gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verteidigen zu können (§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b ArbGG). Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Beim Aufruf der Karriereseite setzt Odoo drei Cookies: session_id (Sitzung und Schutz des Bewerbungsformulars, gültig sieben Tage), frontend_lang (Sprache der Seite, gültig ein Jahr) und tz (Zeitzone Ihres Browsers, gelöscht beim Schließen des Browsers). Wir setzen sie nur ein, um Ihnen die Karriereseite und das Bewerbungsformular bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir dort nicht ein.

Speicherdauer: Kommt keine Einstellung zustande, bewahren wir Ihre Bewerbungsdaten nach der Absage sechs Monate auf und löschen sie danach. In den Sicherungskopien von Odoo können gelöschte Daten technisch bedingt bis zu zwölf Monate verbleiben, bis sie automatisch überschrieben werden. Länger speichern wir sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Bei einer Einstellung übernehmen wir die erforderlichen Daten in die Personalakte.

7. Soziale Medien

LinkedIn

Auf unserer Website verlinken wir auf unser LinkedIn-Profil. Dabei handelt es sich um einfache Hyperlinks (Textlinks bzw. Icons). Beim Laden unserer Website wird keine Verbindung zu Servern von LinkedIn aufgebaut. Erst wenn Sie aktiv auf den Link klicken, werden Sie zu LinkedIn weitergeleitet und es gelten die dortigen Datenschutzbestimmungen.

Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

8. Plugins und Tools

Google Fonts (lokales Hosting)

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Google Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Die Google Fonts sind lokal installiert. Eine Verbindung zu Servern von Google findet dabei nicht statt.

9. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf kann formlos an die oben genannte verantwortliche Stelle gerichtet werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt davon unberührt.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet auf dieser Website nicht statt.

11. Zuständige Aufsichtsbehörde

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel

Telefon: +49 431 988-2100
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Website: https://www.datenschutzzentrum.de